事務職

未経験で安定の事務職へ転職したい 成功のカギと手順を詳細レポート

さち
さち
新卒の時から事務職で働いているさちです。

オフィスで落ち着いて仕事ができる事務職はとても働きやすくて、体力仕事は厳しい人にぴったりです。

  • 社会人経験もなくて事務職も未経験だけど事務職として働きたい。
  • 今まで体力的にキツい仕事をしてきたけどこれからは事務職ではたらきたい。

という人に向けて、事務職に転職する方法をまとめてみました。

事務職は会社選びさえ間違えなければ女性にとってとても働きやすい仕事です。

未経験でも事務職につくための方法は

  1. 事務職の種類を知ること
  2. 事務職に必要なスキルを身につける
  3. 複数の転職エージェントに登録し、福利厚生などが最適な職場を探す

の3ステップです。この記事でやり方を確認したら、ぜひ実際に事務職を探してみてください。

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未経験の30代でも事務職を目指すなら事務職の種類から知る!

勤務時間も比較的固定されていて、デスクワーク中心の事務職は女性にとても人気な職種ですが事務職にも種類があります。

なりやすい、なりにくい、仕事内容、どの事務職なら目指せそうか整理してみましょう。

一般事務と専門的な事務

事務職を仕事内容で分けると、

  1. 幅広いオフィス内の仕事全般を行う一般事務と
  2. 人事や給与計算など専門的な内容を含む事務

の2つに分けられます。

一般事務はいわゆるオフィスワーク

一般事務はとくに専門的な資格がなくてもできる事務作業です。

データ入力や書類のチェック、ファイリング、書類に記入されている内容をもとにパソコン作業をしたり、不備がないかをチェックしたり、オフィスワークで発生する業務全般を行うのが一般事務です。

企業によっては名前もつけづらい仕事はすべて一般事務と読んでいることも少なくありません。

コピー取りやファイリングだけでなく、その企業の仕事方法に即した仕事をさします。

逆にいうと求人情報で一般事務とだけ記載されている場合は、予期せぬ仕事が待っていることもあるので要注意です。

専門的な事務

専門的な事務とは、大きなものでいうと

  1. 経理事務
  2. 総務関連事務
  3. 貿易事務
  4. 法律事務
  5. 医療事務

などがあげられます。

経理事務と総務事務を例に説明すると、経理事務は会社の経費や予算など、お金に関する事務を担当します。

総務関連の事務とは、人事管理や給与計算など労務に関する事務のことを指します。

給与計算もお金に関することなので経理事務にされることもありますが、会社が業務をどう分類しているかによります。

基本的にスキルが必須、さらに経験者を優遇する傾向が強いのが専門的な事務です。

その分優良企業で経理や人事の事務職につければ、長く安定的に働くことができます。

未経験30代で事務職 正社員か派遣社員か

事務職は仕事内容が幅広く、極端な言い方をすると誰でもできる仕事、と捉えられています。

女性が希望することが多いことからも、派遣社員で募集をする会社も少なくありません。

事務職は正社員でも給料が安い傾向

事務職は営業職と違って、会社に直接の利益をもたらしません。

会社側からすると事務職の人件費は「コスト」と認識されるためお給料は安めに設定されていることが多いです。

女性が多いとなおさらお給料は安めです。

それでも正社員であれば福利厚生・社会保険など待遇面で恵まれていればプラスマイナスゼロで働きやすい仕事です。

給料が安くても、働きやすい会社を選ばないと事務職はつらいのです。

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派遣社員で事務職になるメリットもあり

派遣社員はちょっと…と思われるかもしれませんが、派遣社員で事務職をやるメリットはあります。

派遣社員なら大手企業に就職できる

事務職は働く環境・企業に大きく影響される仕事です。社員の教育や働きやすい制度が整っているのは断然大手企業。

営業やITスキルなど、特殊な職務経験がなくても、事務職の派遣社員なら大手企業で働くことができるのです。

大手企業は中途採用社をいきなり正社員で雇わない

大手企業は契約社員や派遣社員で採用した人で、ある程度の年数働いた人で能力のある人を正社員とすることが多いです。

つまり派遣社員で入社して、数年で正社員雇用になるというケースが多いんです。

ただし契約期間がきたら次々新しい派遣社員に変えてしまう、という人を大切にしない企業もあります。

未経験で事務職になる場合、派遣社員からスタートするのはおすすめではあるのですが、企業選びを間違えると地獄になるので注意してください。

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女30代、未経験から事務職に転職するためにやること

実際に事務職になるために必要なスキルについて説明します。今からでもできることばかりなので、いつでも転職できるようすぐ始めてみてください。

事務職に必要なスキルを身につける

事務職は幅広い仕事なので、身につけるスキルも幅広く使えるものであることが必須です。

エクセル、ワードは必須 MOSをとろう

エクセル、ワードは事務職の基本課程といっても過言ではありません。

エクセルの場合、

  1. 集計表が作れる
  2. セル内で改行ができる
  3. 平均、合計、前年度比がだせる

程度のことができれば問題ありません。

ワードの場合はもっと単純

  1. タイトル入りの文書が作れる
  2. 文書にページ数がふれる

これだけできれば大丈夫。

エクセルとワードについてはMOS(Microsoft Office Specialist)という試験でスキルを証明することができます。

教材込みでも2〜3万円で資格がとれます。

どんな仕事にも役に立つので、もっていて損はない資格です。

ケイコとマナブでMOS対策講座をみる

簿記、会計資格をとる

経理事務や総務事務につくために必要な資格は上記のエクセル、ワードに比べてちょっと難易度の高いものもあります。

いづれもとっておいて損はない資格。

  1. 日商簿記検定3級、2級
  2. メンタルヘルスマネジメント検定
  3. 衛生管理者(国家資格)

たとえ事務職が未経験だとしても、この3つがあればかなり重宝される人材です。

社労士はあれば有利かもしれませんが、時間もお金もかかる難易度の高い資格です。

事務職としていい企業に入社してから社内の研修制度を使ってとったほうが賢いでしょう。

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女30代、未経験から事務職に転職する手順

事務職としての善し悪しは、どんな企業で事務をするかにかかっているといっても過言ではありません。

就職する企業を間違えると、雑用係として安い給料でこき使われ、残業だらけになる危険があるんです。

どんな企業を選ぶか、絶対間違えないようにしてください。

転職サイトで事務職の求人傾向をチェックする

まずは転職サイトでどんな求人がでているかチェックしてください。

リクナビNEXTは誰もが知るレベルの転職サイトなので、掲載されている求人も幅広いのでマストでチェックです。

さきにも書いたように「一般事務」といっても企業によってどんな仕事を指しているかが違います。

実際に確認し、事務職の仕事内容、給料の相場、需要をチェックしてください。

転職エージェントに事務職への転職を徹底サポートしてもらう

本格的に転職をスタートするとなったら転職エージェントに登録し、ガンガン求人を紹介してもらいましょう。

転職エージェントを利用するポイントは2つ

  1. 貴女の条件にあう企業をめいっぱい紹介してもらう
  2. 事務職として就職できるようめいっぱいサポートしてもらう

です。

面接は数をこなす

①については転職エージェントに納得のいく福利厚生、職場環境を有している企業をかたっぱしから紹介してもらい、かたっぱしから面接をうけるんです。

転職エージェントに譲れない条件(休暇、残業、勤務地)を伝えておき、条件を満たす企業であればどんな業界でも面接にいきましょう。

事務職は高倍率で、競争が激しいです。

転職エージェントがふるいにかけた求人であれば、ブラック企業がまぎれることは少ないので安心して面接をたくさん受けましょう。

転職エージェントにできるかぎりのサポートを頼む

転職エージェントは紹介だけが仕事ではありません。

  1. 貴女のレジュメを事務職向きに添削してもらう
  2. 可能な転職エージェントなら推薦してもらう
  3. 面接対策を頼む
  4. 企業情報をしっかり調べてもらう

最低でもこのくらいはサポートしてもらいましょう。貴女がしっかりと希望条件を伝えることが大切です。

貴女の希望が明確でしっかりと伝わっていれば、転職エージェントは全力でサポートしてくれます。

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未経験から事務職へ就職する志望動機の書き方

未経験から事務職へ転職するとき志望動機に書いてはいけないこと

事務職って安定、ずっとオフィスにいられるから楽、そんなイメージあると思うんですが、それを志望動機にそのまま書いたら落ちますからね。

本音を書けないのが志望動機の難しいところなんですが、事務職は志望動機でスキルをアピールすると思ってください。

事務職って、身もふたもない言い方をすると雑用係なんですよ。

なんで雑用係やりたいの?責任感ないんじゃないの?というところを雇う側は知りたいんです。でも雑用って実はツラいじゃないですか。

だから志望動機でツラいことも率先してやれるし向いてるんです、ということをアピールしないといけないんです。

書くべき内容はこんな感じ。

  • 表で華々しく働くより、影で人の助けとなることにやりがいを感じる
  • 縁の下の力持ちとして働くことに意義を感じている
  • 自分が目立つより、他の人がスムーズに働ける環境を整える方が好き
  • 効率的なオペレーションを組むことで喜ばれたい

つまりポイントは「目立たない仕事でも人のサポートに回ることが好き」をアピールすることなんです。

これにあなた自身の体験を加えてオリジナリティを出してくださいね。

補完する貴女自身の体験に使えそうなものをピックアップしました。今までの人生で、この中のどれかは今までの人生であったんじゃないでしょうか。

  • 副班長
  • 部長の補佐をした
  • サークルの裏方作業(会計)
  • 飲み会の幹事
  • サブリーダー
  • ノートを人に貸して喜ばれた。

思い当たるものをうまく使ってストーリーを組み立てみてくださいね。

そうすると面接でつっこんで聞かれても具体的なストーリーとして語ることができます。

いざ面接!というときにリアリティをもって話すことができるようにしっかりストーリーを固めておいてください。

履歴書にかけない事務職に必要とされる最大のスキルを書く

一般事務や営業事務って実はPCスキルってあんまり重要ではないんですよね。

ワードとエクセルを人に聞かずに使えるくらいでいいんです。

一般事務・営業事務でもっとも必要とされるスキルは

  • 臨機応変な対応力
  • スケジュール管理
  • コミュニケーションスキル

この三つです。

いわば秘書業務の方が近いんですよ。

この三つがないとどうなるか、私のところで実際にあった例で説明しますね。

取引先の事務の人、営業の指示メモをくっつけたままの請求書を、送付してきました。

「これを〇〇さんへ送って」というメモに加えて、送り先の指示としてうちの会社の係長の名刺(営業の書き込み付き)もついてる始末。

しかも納品終わってない品物の請求書。

当然ですがうちの会社の上司は呆れかえって、取引を控えるようになりました。

こんなことにならないよう、営業自身が気が回らない部分をフォローし、取引先の不信を買わない対応をすることが事務職に求められている能力なんです。

さっきの例で言えば、正確さは当然のスキルとした上で

  • 名刺は送っちゃいけないからあとで営業に返す(臨機応変な対応)
  • 取引先への納品日と自社の請求締め日(スケジュール管理)
  • 経理や担当営業、製造部門との調整(コミュニケーション能力)

こういう対応を事務職は求められてるんです。

事務職になるなら、履歴書や面接でこういう能力があることを説明できるように過去の経験を洗い出しておいてくださいね。

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未経験なら心得て。事務職の採用面接を突破する術

事務能力を最大に示す面接時のふるまい

履歴書の次に面接。事務職ってそんなに何回も面接があるもんじゃないので、1回の面接が決勝戦みたいなもん。

ポイントを押さえ、地雷を踏まないようにしてください。

事務職の面接態度としては、“控えめ”が正解。

前のとこでも書きましたが、一般事務や営業事務はサポート役だからです。

事務職に求められている、

  • 営業や上司をさしおいて行動しない従順さ
  • 落ち着いて仕事ができそうな安心感
  • きちんとしているという信頼性

この三つをアピールするために、面接では以下のことに注意してください。

  • 指示があってから座る
  • 聞かれたことに対してのみ、答える(喋りすぎない)
  • ハキハキよりしっかりをイメージ

自分で気がつかないNGな態度は、つま先をパタパタさせてしまう、指先をもじもじさせる、やたら首をふる(コクコクしたり、かしげたり)、髪を触るというクセ。

これ、落ち着きなく見えて集中力もないように見えて最悪です。転職時の企業面接中は絶対出ないようにしてください。

無意識にやってしまっている落ち着きのないクセ、事前に人に聞いてチェックしておいてくださいね。

服装とメイクで武装する事務職の面接ファッション

見ためは大きな武器です。美人とかブスとかそういうことじゃなくて、メイクや服で「落ち着いて正確な仕事をこなしてくれる」人物を演出できるから。

まず転職面接時の鉄板コーデは

  • 紺のスーツでインナーはカットソー
  • スカートはタイトよりボックス
  • 太めの3センチヒール
  • ヘアスタイルはハーフアップ、または低めのまとめ髪

インナーに使うカットソーは白やアイボリーで、ツヤやふんわり感のあるものを選んでください。少しビジューがついてても大丈夫。

事務職の場合、シャツはやめといた方がいいですね。スーツジャケットにシャツだと、イメージがバリッとしすぎるんです。

スカートはゆるめのタイトスカートみたいなボックスシルエットなら、しっかりしてるけどキツくない女、を演出できます。

靴は太めの3センチヒールで安定感をアピール。

ヘアスタイルは上司となる男性を安心させ、従順な印象を与えるハーフアップ。

または落ち着いた印象を与える低めの位置でのまとめ髪。

後れ毛や触覚はNGですからね!

とにかく事務職として扱いやすい人物であるということをわかってもらうために「従順で賢い女」をイメージしてくださいね。

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